Старая оргтехника на балансе компании часто напоминает чемодан без ручки. Вроде бы компьютеры и принтеры уже давно пылятся на складе, занимая полезное место, но просто так выбросить их на помойку совесть (и бухгалтерия) не позволяет. И правильно делает, ведь законодательство в этой сфере становится всё строже с каждым годом.
Многие руководители откладывают решение этого вопроса в долгий ящик, опасаясь бумажной волокиты. Однако содержание нерабочего оборудования чревато не только захламлением офиса, но и вполне реальными налогами на имущество, которое по факту уже не приносит никакой пользы бизнесу. Разберемся, как избавиться от электронного балласта грамотно и по закону.
Почему нельзя просто вынести монитор на мусорку
Главная ошибка, которую совершают небольшие фирмы, — это попытка утилизировать электронику как бытовые отходы. Внутри системных блоков, мониторов и даже картриджей содержатся вещества, опасные для окружающей среды: свинец, ртуть и различные полимеры. Поэтому грамотное списание и утилизация техники становятся обязательной процедурой для любого юридического лица.
Государство внимательно следит за оборотом таких отходов. Если проверка обнаружит, что имущество исчезло с баланса без подтверждающих документов, штрафы могут оказаться весьма внушительными. К тому же в платах содержится микроскопическое количество драгоценных металлов, за которые тоже нужно отчитываться.
Чтобы процесс прошел гладко, стоит соблюдать правильный порядок действий:
- Проведите инвентаризацию и составьте перечень имущества, которое морально устарело или вышло из строя.
- Найдите профильного подрядчика с лицензией на обращение с отходами I–IV классов опасности.
- Подготовьте внутренний приказ по организации о создании комиссии для оценки состояния основных средств.
После этого начинается самый ответственный этап — документальное подтверждение неисправности. Бухгалтерии недостаточно просто знать, что принтер не печатает, ей нужно официальное основание для снятия с учета.
Дефектовка как защита от налоговой
Самостоятельно признать компьютер негодным компания может не всегда. Если в штате нет сертифицированных специалистов, любое решение комиссии могут оспорить контролирующие органы. Именно здесь требуется профессиональное техническое заключение для списания оборудования, выданное независимыми экспертами.
Этот документ служит железным аргументом для налоговой службы. В нем подробно расписывается техническое состояние каждого узла и обосновывается экономическая нецелесообразность ремонта. Проще говоря, эксперт подтверждает: чинить этот ноутбук дороже, чем купить новый, или запчасти на него уже давно не выпускают.
В акте технической экспертизы обычно фиксируют следующие моменты:
- инвентарный и заводской номера для точной идентификации устройства;
- описание внешних повреждений и внутренних дефектов узлов;
- причина поломки (естественный износ, скачок напряжения или механическое воздействие);
- итоговый вердикт о невозможности дальнейшей эксплуатации.
Имея на руках такой акт, бухгалтер спокойно проводит списание, не опасаясь вопросов о том, куда делись материальные ценности фирмы.
Финальный этап и аффинаж
Когда документы о неисправности готовы, в дело вступает утилизирующая компания. Физическая передача оборудования подрядчику происходит по акту приема-передачи, после чего ответственность за экологическую безопасность переходит к исполнителю. Важно понимать, что на этом история не заканчивается, ведь технику нужно не просто раздавить прессом, а грамотно разобрать на фракции.
Специализированные заводы разделяют пластик, стекло, черные и цветные металлы для вторичного использования. Особое внимание уделяется аффинажу — процессу извлечения золота, серебра и платины из электронных компонентов. Даже если в ваших старых системных блоках драгметаллов на копейки, закон требует их точного учета и сдачи в государственный фонд или переработки.
Через некоторое время после вывоза техники исполнитель предоставляет вам паспорт-расчет содержания драгоценных металлов и акт об утилизации. Только получив этот пакет закрывающих документов, бухгалтерия делает финальные проводки. Теперь процедура полностью завершена: склад свободен, природа не пострадала, а у налоговых инспекторов нет ни единого повода для претензий.